Загальний відділ

Загальний відділ є структурним підрозділом апарату Вовчанської міської ради. Відділ є підзвітним міській раді, підпорядкований та підконтрольний її виконавчому комітету, міському голові, керуючому справами (секретарю) виконкому міської ради.

У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, регламентом Вовчанської міської ради, рішеннями сесії міської ради та виконавчого комітету, розпорядженнями та дорученнями міського голови, Положенням про відділ та іншими нормативними актами, що регламентують діяльність відділу.

Основними завданнями відділу є встановлення в Вовчанській міській раді єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах міської ради; здійснення кадрової роботи у виконавчому апараті Вовчанської міської ради.

Загальний відділ відповідно до покладених на нього завдань:

розробляє інструкцію установи з діловодства та номенклатуру справ установи;
здійснює реєстрацію та веде облік документів;
організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного підрозділу або особі, відповідальній за ведення архіву установи;
забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами міської ради вимог інструкцій установ, регламентів та національних стандартів;
вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в міській раді та на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери її управління;
проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах міської ради, а також на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери її управління;
бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в міській раді;
здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в міській раді;
проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;
організовує збереження документаційного фонду міської ради та користування ним;
ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників установи з питань діловодства;
надає методичну допомогу та здійснює контроль за дотриманням порядку документообігу та організацію діловодства у міській раді, та виконавчих органах міської ради, підготовкою, проходженням і виконанням службових документів;
забезпечує реалізацію державної політики з питань кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування;
забезпечує прогнозування та планування потреб у кадрах, формування кадрового резерву та роботи з ним, організацію замовлення на підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації посадових осіб органів місцевого самоврядування;
здійснює ведення, обліку, зберігання особових справ, трудових книжок працівників, підготовку графіків відпусток, документів, необхідних для розгляду призначення пенсійного забезпечення, видачі службових посвідчень, довідок, складання звітності;
здійснює ведення обліку військовозобов'язаних за всіма категоріями військового обліку;
забезпечує здійснення кадрової роботи з керівниками управлінь, відділів, інших виконавчих органів ради, підпорядкованих підприємств, установ, організацій.
здійснює інформування населення територіальної громади про діяльність виконавчого комітету через офіційний сайт міської ради;
здійснює контроль за проведенням капітальних та поточних ремонтів комп’ютерної та оргтехніки, а також локальної Інтернет-мережі тощо.